Accordi di dottorato più semplici con l’IA: il nuovo tool dell'Alleanza EC2U migliora la collaborazione internazionale
(English below) Gestire accordi di dottorato tra università partner di Paesi diversi e con sistemi accademici eterogenei può essere molto impegnativo. Per questo motivo, l’Alleanza EC2U ha organizzato un User Workshop sull’AI-Driven PhD Agreements Tool. Dal 20 al 22 gennaio 2026, ha riunito presso l’Università di Pavia il personale amministrativo locale e delle Università di Jena, Iași, Coimbra, Linz e Turku, offrendo un programma intensivo e pratico incentrato sull’uso dell’intelligenza artificiale nell’amministrazione pubblica e nei contesti accademici.
Condotto dall’EC2U WP3 Connect Centre in collaborazione con i colleghi del WP8, il workshop ha introdotto il nuovo tool di IA dedicato alla gestione degli accordi di dottorato in cotutela. Durante le tre giornate, i partecipanti hanno esplorato le principali funzionalità dello strumento digitale, testate su casi reali e flussi di lavoro degli utenti finali, contribuendo a valutarne l’efficacia e l’accuratezza. Le sessioni pratiche sono state arricchite da lezioni dedicate all’IA e al suo utilizzo in vari contesti professionali, utili ad ampliare l’orizzonte di utilizzo e sviluppo di questo nuovo potenziale alleato. Una volta implementato, il nuovo tool aiuterà a gestire gli accordi e le differenze normative in vigore tra università e Paesi interessati, favorendo una collaborazione efficace nelle attività quotidiane.
Accordi di dottorato: perché un tool basato sull’IA?
Il tool per semplificare gli accordi di dottorato è stato sviluppato grazie alla collaborazione tra l’EC2U Connect Centre (WP3) e il Doctoral Training Sub-group (WP8). Matteo Alvaro (Prorettore alle Relazioni Internazionali e Delegato del Rettore per le Alleanze Internazionali dell’Università di Pavia) ha sottolineato "il valore della sinergia tra gruppi di lavoro, fondamentale per sviluppare soluzioni pratiche e pensate per facilitare l’attività di chi dovrà utilizzarle".
Come ricordato da Daniela Ovadia (Professoressa a contratto di Etica della Ricerca e Neuroetica presso l’Università di Pavia e co-leader del WP3), l’idea ha preso forma dopo l’EC2U Forum 2024 svolto a Linz, dove è emersa la volontà di sviluppare uno strumento di policy-making basato sull’intelligenza artificiale per gestire i dottorati in co-tutela su scala internazionale. Si tratta di percorsi complessi, che consentono al dottorando di iscriversi e svolgere ricerca in due università di Paesi diversi, al fine di ottenere un titolo di dottorato congiunto o doppio. Questa opportunità di formazione e collaborazione internazionale - utile sia per i dottorati sia per le rispettive istituzioni coinvolte - comporta però una gestione molto complessa. I partner devono allineare regolamenti, requisiti dei titoli e procedure di esame, negoziare quadri legali e amministrativi, coordinare responsabilità di supervisione, criteri di valutazione e tempistiche.
Sviluppato all’interno dell’EC2U Connect Centre - uno spazio digitale integrato al servizio delle nove università dell’Alleanza - il nuovo AI tool aiuta a redigere accordi conformi, automatizzare traduzioni, analizzare la compatibilità con le regole istituzionali degli altri atenei e identificare eventuali incongruenze o elementi mancanti. Per lo staff che si occupa di tutte queste attività, l’utilizzo del tool comporta un notevole risparmio di tempo, una maggiore efficacia e contribuisce a ridurre il margine di errore.
Le sessioni pratiche di formazione sull’utilizzo dello strumento sono state condotte da Alexander Schwarzkopf (Project Manager per la Mobilità Internazionale di Dottorandi, Postdoc presso la Friedrich Schiller University Jena e rappresentante del WP8 Doctoral Training Sub-board ) e Alessandro Bollini (Senior Systems Architect in UniPv e Coordinatore Tecnico del WP3). "I feedback dei partecipanti - ha sottolineato Schwarzkopf - consentiranno affinare il lavoro fatto finora e porranno le basi per le prossime attività, tra cui redigere un glossario e linee guida comuni per una semplice ed efficace gestione degli accordi di dottorato in co-tutela".
IA e pubblica amministrazione: un binomio possibile?
Durante il workshop non sono mancate lezioni utili ad approfondire la comprensione dell’intelligenza artificiale e le implicazioni in caso di uso improprio. Claudio Cusano (Delegato del Rettore per i Sistemi Informativi in UniPv e Leader WP3) ha introdotto i concetti chiave dell’IA, illustrando i principali sviluppi e rischi associati ai sistemi moderni. Daniela Ovadia ha approfondito i quadri etici e giuridici dell’IA in ambito accademico, evidenziando le buone pratiche per un uso responsabile. Emanuele Fabbiani (Professore di IA presso l’Università Cattolica di Milano e Responsabile IA di Xtream) ha mostrato come l’IA generativa sta trasformando i flussi di lavoro industriali, sottolineando l’importanza di sviluppare competenze specifiche e adottare misure di sicurezza adeguate nell’uso di questi strumenti. Infine, Enea Parimbelli (Professore Associato UniPv), ha esplorato l’impiego dell’IA in sanità, evidenziando la necessità di sistemi affidabili, valutazioni sul campo e validazioni robuste in contesti ad alto rischio.
Le lezioni hanno offerto ai partecipanti una panoramica completa su usi e prospettive dell'IA, sempre più utilizzata all'interno della pubblica amministrazione e nel mondo dell'istruzione superiore. Comprenderne il funzionamento, i margini di applicazione e le responsabilità etiche e legali significa operare in modo consapevole, soprattutto in contesti dove rigore, trasparenza e valutazioni accurate sono essenziali.
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Smarter PhD Agreements with AI: EC2U’s new tool enhances global cooperation within the Alliance
Managing doctoral agreements between partner universities in different countries with heterogeneous academic systems can be very challenging. For this reason, the EC2U Alliance organized a User Workshop on the AI-Driven PhD Agreements Tool. Held from January 20 to 22, 2026 at the University of Pavia, it brought together administrative staff from the host institution and from the universities of Friedrich Schiller University (Jena, Germany), Alexandru Ioan Cuza University (Iași, Romania), University of Coimbra (Portugal), Johannes Kepler University (Linz, Austria), and University of Turku (Finland). The workshop offered an intensive, hands-on programme focused on the use of artificial intelligence in public administration and academic contexts.
Led by the EC2U WP3 Connect Centre in collaboration with WP8, the workshop introduced the new AI-based tool dedicated to managing cotutelle PhD agreements. During the three days, participants explored the main features of the digital tool, testing it with real cases and workflows of end users to help assess its effectiveness and accuracy. Practical sessions were supplemented by lessons on AI and its use in various professional environments, broadening participants’ understanding of how this technology can support work processes. Once implemented, the new tool will help navigate regulatory differences among universities and countries, facilitating effective collaboration in daily administrative activities.
PhD Agreements: Why an AI Tool?
The tool to simplify PhD agreements was developed through close collaboration between the EC2U Connect Centre (WP3) and the Doctoral Training Sub-group (WP8). Matteo Alvaro (Vice-Rector for International Affairs and Rector’s Delegate for International Alliances at the University of Pavia) highlighted "the value of collaboration across work packages, essential to develop practical solutions designed to facilitate the work of those who will use them".
As recalled by Daniela Ovadia (Adjunct Professor of Ethics of Research and Neuroethics at the University of Pavia and WP3 co-leader), the idea took shape after the EC2U Forum 2024 held in Linz, where the need emerged to develop an AI-based policy-making tool for managing international cotutelle PhD programmes. These are complex pathways that allow doctoral candidates to enroll and conduct research at two universities in different countries, ultimately obtaining either a joint or double doctoral degree. While this represents a valuable opportunity for international training and collaboration - for both the doctoral candidates and the participating institutions - it also involves very complex management. Partners must align regulations, degree requirements, and examination procedures, negotiate legal and administrative frameworks, and coordinate supervision responsibilities, evaluation criteria, and timelines.
Developed within the EC2U Connect Centre - an integrated digital space serving the nine universities of the alliance - the new AI tool helps draft compliant agreements, automate translations, analyse compatibility with institutional rules, and identify inconsistencies or missing elements. For the staff responsible for these tasks, using the tool results in significant time savings, greater efficiency, and a reduced margin of error.
Practical training sessions on the tool were conducted by Alexander Schwarzkopf (Project Manager for International Mobility of PhD Candidates and Postdocs at Friedrich Schiller University Jena and WP8 Doctoral Training Sub-board representative) and Alessandro Bollini (Senior Systems Architect at UniPv and Technical Coordinator of WP3). “Participant feedback,” Schwarzkopf noted, "will help refine the work done so far and lay the foundations for upcoming activities, including drafting a glossary and common guidelines for the simple and effective management of cotutelle PhD agreements".
AI and Public Administration: A Possible Partnership?
The workshop also included lectures to deepen participants’ understanding of artificial intelligence and the implications of its misuse. Claudio Cusano (Rector’s Delegate for Information Systems at UniPv and WP3 Leader) introduced key AI concepts and outlined the main developments and risks associated with modern systems. Daniela Ovadia explored ethical and legal frameworks for AI in academia, highlighting good practices for responsible use. Emanuele Fabbiani (Professor of AI at the Catholic University of Milan and Head of AI at Xtream) explained how generative AI is transforming industrial workflows, stressing the importance of developing specific skills and adopting adequate safeguards when using these tools. Finally, Enea Parimbelli (Assistant Professor at UniPv) examined the use of AI in healthcare, highlighting the need for reliable systems, real-world evaluation, and robust validation in high-risk contexts.
The lectures provided participants with a comprehensive overview of the uses and prospects of AI, increasingly adopted in public administration and higher education. Understanding how it works, its potential applications, and the associated ethical and legal responsibilities is essential to operate in a conscious and informed way, particularly in contexts where rigor, transparency, and accurate evaluation are critical.
